施設警備において、出入管理は施設の安全性を確保するためにはとても重要な業務となります。
しかし、単に来訪者の身分証を確認し、受付簿に記帳してもらうだけでは、真に効果的な出入管理とは言えません。
30年以上の施設警備の経験を持つ弊社の知識と経験を基に、お客様に信頼していただける質の高い出入管理を行うための6つのポイントをご紹介いたします。
身元確認と記録管理
来訪者の身元確認は、出入管理の基本中の基本です。身分証明書の提示を求め、氏名、所属、連絡先などを正確に記録することが重要です。身分証明書が偽造されていないか、写真と本人が一致しているかを慎重に確認し、少しでも疑問がある場合は上司や関係者に確認することを怠ってはいけません。
また、記録は後日のトラブル対応や調査の際に重要な資料となります。来訪日時、訪問目的、担当者名、退館時間まで詳細に記録し、一定期間保管することで、セキュリティインシデント発生時の迅速な対応が可能になります。
訪問目的と滞在予定時間の確認
来訪者に対して訪問目的を具体的に確認し、滞在予定時間を把握することが重要です。曖昧な回答や不自然な理由の場合は、担当者への確認を行うなど、慎重な対応が求められます。
また、商談、打ち合わせ、メンテナンス作業など、訪問目的に応じて入館エリアや滞在時間を制限することも、セキュリティレベルを上げるためには重要です。
予定時間を大幅に超過している来訪者についても、定期的な確認を行い、必要に応じて担当者と連絡を取ることで、不審な長時間滞在を防ぐことができます。
これにより、施設内での不正行為や情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
担当者との確認体制
来訪者が到着した際は、受け入れ担当者への確認連絡を行うことが重要です。担当者が不在の場合や、予定にない来訪者の場合は、施設管理者への確認や上司への報告など、明確な対応手順を設けておく必要があります。
事前にアポイントメントが取られている場合でも、担当者への到着連絡は必須です。これにより、なりすましによる不正侵入を防ぐことができ、担当者も来訪者の到着を把握して迅速に来客対応を行うことができます。
来訪者バッジの管理と回収
来訪者には必ず来訪者用のバッジや札を着用してもらい、施設内での身元を明確にすることが重要です。バッジを付けてもらうことで施設内の職員が一目で来訪者であることを識別できるようになります。
また、退館時には必ずバッジの回収を行い、紛失や持ち出しがないよう厳重に管理することが必要です。バッジの管理台帳を作成し、貸出と回収の記録を確実に行うことで、セキュリティレベルの向上と不正利用の防止を図ることができます。
不審者・不審物への対応
日常的に多くの来訪者と接するため、不審な行動をとる人物や不審な荷物を持参する来訪者を見極める観察力が求められます。挙動不審、質問に対する不自然な回答、大型の荷物や重量物の持ち込みなど、通常とは異なる状況に敏感に反応し、適切な対応を取ることが重要です。
不審な点を発見した場合は、一人で判断せず上司や関係者への報告を速やかに行い、必要に応じて警察への通報も検討します。また、不審物については絶対に触れず、安全な距離を保ちながら専門機関の到着を待つことが基本的な対応となります。
緊急時・災害時の出入管理
地震、火災、その他の緊急事態が発生した際の出入管理体制も事前に整備しておくことが重要です。避難誘導時には通常の入退館管理を一時停止し、迅速な避難を最優先とする判断が必要になります。
また、可能な限り施設内にいる人数の把握に努め、救助活動に必要な情報を提供できるようにすることも重要です。
また、緊急事態終了後の施設への再入館についても、安全確認が完了するまでは立ち入りを制限し、段階的に通常の管理体制に戻していく手順を明確にしておくことが重要です。これにより、二次被害の防止と施設の安全確保を両立することができます。
まとめ
施設警備において、警備員による出入管理は施設全体の安全性を左右する極めて重要な業務です。
警備員の対面による出入管理では、自動システムとは違い柔軟な対応が可能になり、適切な警備を行うことで、様々な脅威から施設を守ることができます。
弊社カルテックでは、30年以上施設警備に携わってまいりました。
施設警備に関するご相談は、どうぞお気軽に弊社までお問い合わせください。
